Klare Angebotsstrukturen werden zum Wettbewerbsfaktor im Veranstaltungsmarkt

Unternehmen setzen im MICE-Einkauf zunehmend auf strukturierte Angebotsformate, um Einzelleistungen intern vergleichen und Entscheidungen belastbar begründen zu können. Was bislang ein organisatorischer Vorteil war, gewinnt ab 2026 mehr Relevanz: Die Steuersenkung auf Speisen erhöht auch für Hotels den Anreiz, Verpflegungsleistungen von anderen Positionen abzugrenzen. Zwei Entwicklungen mit unterschiedlichem Ursprung, aber derselben Konsequenz: eindeutig ausgewiesene Leistungsbestandteile werden zum zentralen Faktor im Veranstaltungsmarkt.

Unternehmen arbeiten im MICE-Einkauf bevorzugt mit definierten Leistungsbausteinen, um Angebote vergleichen und intern freigeben zu können. Eine Auswertung von MICE Portal zeigt jedoch, dass diese Nachfrage im Markt auf strukturelle Grenzen trifft: Im Schnitt wird nur ein Drittel der eingehenden Anfragen mit Angeboten beantwortet. Zugleich zeigt sich dort, wo Angebote abgegeben werden, eine hohe Verbindlichkeit: Gut ein Drittel aller Angebote konvertiert in Buchungen. „Wir sehen daran, dass strukturierte Anfragen auf reale Nachfrage treffen“, so MICE-Portal-Geschäftsführerin Josephine Gräfin von Brühl. „Unternehmen fragen gezielt an, und eingehende Angebote führen sehr oft zum Abschluss.“

Struktur reduziert Reibung im Einkaufsprozess

Die Daten zeigen zudem, dass Nachverhandlungen eine untergeordnete Rolle spielen: Im Schnitt werden nur 6,5 Prozent der Angebote nachverhandelt, was belegt, dass strukturierte Ausgangsangebote Entscheidungsprozesse vereinfachen. Die Einschätzungen basieren auf mehrjährigen Auswertungen strukturierter Ausschreibungs- und Angebotsprozesse, wie sie über MICE Portal abgewickelt werden. „Wir setzen diese Logik seit 25 Jahren um“, so von Brühl. „Struktur bedeutet nicht, Leistungen zu vereinheitlichen, sondern sie so darzustellen, dass Qualität, Umfang und Preis sauber einordbar sind.“ Auch für Anbieter gewinnt dieser Aspekt an Bedeutung, da sich Anfragen unter wachsendem Zeit- und Kapazitätsdruck effizienter bearbeiten lassen, wenn Prozesse strukturiert und digital unterstützt sind.

Steuerliche Rahmenbedingungen verstärken einen bestehenden Trend

Ab 2026 gewinnt die klare Trennung einzelner Leistungsbestandteile weiter an Bedeutung: Der reduzierte Steuersatz für Speisen schafft für Hotels einen wirtschaftlichen Anreiz, Verpflegungsleistungen differenziert auszuweisen. Werden Pauschalen nicht getrennt dargestellt, greift der volle Steuersatz von 19 Prozent. Eine differenzierte Ausweisung ermöglicht dagegen eine sachgerechte Leistungsabbildung. „Es geht nicht um neue Pflichten“, betont von Brühl, „sondern um eine praktische Relevanz sauber definierter Leistungen. Strukturierte Angebote unterstützen genau das, unabhängig davon, ob es um interne Freigabe oder steuerliche Abbildung geht.“

Struktur als gemeinsamer Standard im MICE-Markt

Strukturierte Angebotsformate etablieren sich somit als gemeinsamer Nenner zwischen Unternehmen und Anbietern. Sie erleichtern Vergleichbarkeit, reduzieren Rückfragen und schaffen eine belastbare Grundlage für Entscheidungen. „Transparenz entwickelt sich zum Wettbewerbsfaktor im MICE-Markt“, schließt von Brühl. „Diese Entwicklung wird den Einkauf und die Angebotsprozesse in den kommenden Jahren weiter prägen.“