Agile Event Management im Fokus

Begeisterte Teilnehmer beim 21. Vok Dams TrendLab

In einer Welt, in der Menschen, Dinge und Ideen zunehmend miteinander verbunden sind, in der der technologische Fortschritt und neue Möglichkeiten der Kommunikation eine ungeahnte Dynamik entwickeln, trennt ein Merkmal zunehmend die Spreu vom Weizen im Bereich des Live-Marketings: Agilität. Das war das zentrale Thema unseres mittlerweilen 21. TrendLabs, zu dem Kunden, Fachjournalisten und Experten eingeladen wurden, um aktuelle Entwicklungen zu diskutieren und neue Trends kennenzulernen.

Das 21. TrendLab von Vok Dams stand unter dem Motto: Agilität.
Das 21. TrendLab von Vok Dams stand unter dem Motto: Agilität. (Bild: Screenshot YouTube)

Mehr als 100 Teilnehmer folgten der Einladung nach Frankfurt, um die Frage zu diskutieren, wie Agilität und agile Arbeitsweise die Eventbranche heute und in Zukunft nachhaltig verändern wird.

Colja M. Dams, CEO der Agenturgruppe, veranschaulichte eindrucksvoll, wie die Implementierung eines agilen
Event Managements vom agilen Mindset über agile Werte und Prinzipien durch eine Vielfalt von agilen Tools
zum agilen Handel führen.

Mehr als 100 Gäste folgten der EInladung von Vok Dams zum 21. TrendLab.
Mehr als 100 Gäste folgten der EInladung von Vok Dams zum 21. TrendLab. (Bild: YouTube Screenshot)

Das agile Mindset beschreibt die Einstellung, dass Menschen Ihre Fähigkeiten durch Lernen erweitern können. Im Gegenteil zum fixed Mindset das von der Annahme ausgeht, dass Fähigkeiten angeboren – oder ab einem bestimmten Lebensjahr nicht mehr weiterentwickelt werden können. Im fixed Mindset werden daher Herausforderungen als Gefahr gesehen. Gefahren, denen man sich besser nicht aussetzt. Die Angst vor dem Scheitern verhindert die Annahme der Herausforderung als Chance.
Genau diese Chancen zu nutzen, sich ständig weiterzuentwickeln, ist der Kern des agilen Mindsets. Mit Hilfe von Versuchen, Fehlern und Anstrengung werden Informationen gesammelt, die Lernen überhaupt erst ermöglichen und damit die Basis für geistiges Wachstum schaffen. Der stetige Wunsch besser zu werden ist der innere Antrieb des agilen Mindsets.

 

Hier geht´s zum Video der Veranstaltung!

 

Für die erfolgreiche Einführung von Agile Event Management ist das Agile Mindset die Basis. Es stellt sich die Frage, wie lässt sich das bereits natürlich vorhandene Agile Mindset fördern und ausbauen? Persönliche und institutionelle Erfahrungen definieren die gelebten Normen und Werte. Feedback und Lob hat damit eine entscheidende Bedeutung für das Leben der Normen und Werte in der Organisation. Neben dem Loben von Ergebnissen, fördert das Loben von Eigeninitiative, Selbständigkeit, Bereitschaft, Einsatz und Anstrengung das
agile Mindset nachhaltig.

Vier Grundwerte beschreiben das agile Event Management:

  • Menschen und ihre Zusammenarbeit sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge
  • Das Ergebnis ist wichtiger als der schriftliche Nachweis von einzelnen Tätigkeiten
  • Zusammenarbeit auf Augenhöhe ist wichtiger als Vertragsverhandlungen
  • Reagieren auf Veränderungen ist wichtiger als das Festhalten am Plan

Dabei definieren 12 agile Prinzipien den Prozess:

  1. Veränderung als Chance
    Wir begrüßen Änderungen der Anforderungen, auch wenn diese spät in der Entwicklung
  2. Sprints
    Das Team definiert die Anzahl der Schritte und den zeitlichen Rahmen
  3. Reflektion
    Das Team reflektiert in regelmäßigen Intervallen darüber, wie es effektiver werden kann und passt sein
    Verhalten entsprechend an.
  4. Zeit
    Zeit ist unser höchstes Gut.
  5. Intensive Zusammenarbeit
    Kunde und Agentur müssen intensiv im Projekt zusammen arbeiten.
  6. Selbstorganisierte Teams
    Die besten Strategien, Konzepte und Umsetzungsideen entstehen in Teams, die sich selbst organisieren.
  7. Teamunterstützung
    Setze motivierte Individuen in den Projekten ein. Gib ihnen die Umgebung und Unterstützung, die sie
    brauchen und vertraue ihnen, den Job bestens zu erledigen.
  8. Face-to-Face Kommunikation
    Die Konversation von Angesicht zu Angesicht ist die effizienteste und effektivste Art der Informationsweitergabe an und in einem agilen Projektteam.
  9. Teamentwicklung
    Agile Prozesse fördern nachhaltige Entwicklung. Das Projektteam (Kunde + Agentur + Partner) sollte ein gleichbleibendes Tempo ohne Unterbrechung einhalten.
  10. Agiles Mindset
    Horizonterweiterung, Streben nach Innovationen und Anwendung von Trends fördert und bedingt unser agiles Mindset.
  11. Qualitätsanspruch
    Wir liefern pünktliche, ehrliche, qualitativ hochwertige, wirtschaftliche, kreative Lösungen im gesamten Projektverlauf.
  12. Einfachheit
    Einfachheit ist essentiell.

 

Zum Schluss stellte Colja Dams noch einige der in der Agenturpraxis bewährten agilen Methoden vor:

Taskboard
Ein zentrales Project Board (auch als Task Board bezeichnet) ist das Basis Tool zur übersichtlichen
Darstellung der Tasks.

Planning Poker
Zeit ist das höchste Gut im agilen Event Management. Mit Planning Poker wird dem Projektteam eine
Möglichkeit gegeben, den Zeitaufwand für jeden einzelnen Task im Team gemeinsam abzuschätzen und
darüber einen Konsens zu erzielen.

Daily 
Weekly
Im Rahmen des agilen Event Managements wird nicht auf Meetings verzichtet, sondern die Meeting-Kultur
verändert sich nachhaltig. Meetings werden kürzer und finden im Stehen (Stand-up) statt.

Schweigefuchs
Schweigefuchs bedeutet eine zeitliche Vereinbarung zur Fixierung von Stillarbeitszeiten für Tätigkeiten, die
hohe individuelle Konzentration erfordern an.

Colja Dams, CEO Vok Dams auf dem 21. TrendLab in Frankfurt.
Colja Dams, CEO Vok Dams auf dem 21. TrendLab in Frankfurt. (Bild: Screenshot YouTube)

The Importance of Play

Verbunden mit dem agilen Arbeiten im Eventbereich gab John M. Cohn, IBM Fellow IoT, unter dem Titel „The Importance of Play“ Einblicke in seiner an Spaß und Leidenschaft geprägten Arbeit.

Seine These: „Play means to be creativ“. Spielerische Herangehensweise lässt nicht nur Kreativität entstehen, sondern ist auch ein geeignetes Mittel, um Brüche in der Entwicklung von Unternehmen und Marken aber auch der eigenen, persönlichen Entwicklung besser zu meistern.„Play“ kann dabei aus ganz unterschiedlichen Aspekten betrachtet werden: „Play at Work“, “Play as Work”, “Play as Therapy”, “Play as Portfolio” und “Play makes Work”.

In der Zusammenarbeit zwischen Vok Dams und IBM bei dem gemeinsamen Projekt für das Client Center von IBM Watson IoT in München hat diese Herangehensweise maßgeblich zum Erfolg in kürzester Zeit beigetragen, wie John Cohn abschließend vorstellte.

John M. Cohn
John M. Cohn, IBM Fellow IoT (Bild: Screenshot YouTube)

Agilität erlebbar machen, hieß es dann auch an den Erlebnisstationen des Trend-Labors. So zum Beispiel die erste öffentliche Präsentation des neuen Vok Dams Tools „Out of the Box“. Flexible Raumelemente für Kreativsessions, die sich einfach in bestehende Räume und Strukturen integrieren und direkt der jeweiligen Nutzung anpassen lassen. Zusätzlich wird ein detailliertes, maßgeschneidertes
Manual für das Arbeitsformat mitgeliefert. Bei „Digital Tools“ wurden den Teilnehmern neue digitale Tools zur Optimierung des Guestmanagement präsentiert wie Wallet Access oder Digital Signing. Aber auch die Konsequenzen und der Umgang mit der neuen DSGVO wurden intensiv diskutiert und von den Vok Dams Spezialisten erläutert. An der Station „Agile Agency“ gab die digital Taskforce von Vok Dams einen Einblick in die Erfahrungen bei der konkreten Umsetzung des Agile Event Marketing in der Praxis. Der Vortrag von Colja Dams wurde noch einmal vertieft und Details zum Weg vom agilen Mindset bis zu agile Doing vorgestellt, wobei der Schwerpunkt auf den praktisch anwendbaren Tools lag.

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