Hybride Zusammenarbeit: Besprechungsräume als Gesamtsystem planen

Für eine produktive hybride Zusammenarbeit sollten Unternehmen Besprechungsräume nicht als Kombination einzelner AV-Komponenten, sondern als Kommunikationsinterface planen. Darauf weist Dr. Sven Damberger, geschäftsführender Gesellschafter von MVC Videra, hin. Entscheidend seien ein konsistentes Nutzererlebnis, eine einheitliche Bedienung und ein von Anfang an berücksichtigtes Betriebskonzept.

Eine gute Kamera, ein hochwertiges Mikrofon und ein Display ergäben für sich genommen noch keinen guten Meetingraum, so Damberger. Vielmehr müssten Technik, Raum und Betrieb zusammengedacht werden. Dazu gehörten neben AV-Komponenten und Kommunikationsplattform auch Raumakustik, Beleuchtung, Bedienung, Monitoring und Support.

Als Grundlage empfiehlt Damberger, zunächst die vorhandene Infrastruktur sowie typische Anwendungsszenarien und Nutzergruppen zu analysieren. Darauf aufbauend könnten Unternehmen wiederkehrende Raumtypen und standardisierte technische Konzepte definieren. Nutzer, die einen Raum bedienen können, sollten sich dadurch auch in anderen Besprechungsräumen unmittelbar zurechtfinden.

Eine einheitliche Bedienlogik soll die technische Komplexität für die Anwender weiter reduzieren. Dazu zählt etwa One-Touch-Join: Ein geplantes Meeting erscheint auf dem Bedienpanel und lässt sich mit einer Berührung starten, während Kamera, Mikrofone, Lautsprecher und Displays automatisch aktiviert werden.

Auch der laufende Betrieb müsse bereits bei der Planung berücksichtigt werden. Softwareupdates, Monitoring, definierte Supportprozesse und Lifecycle Management sollen dafür sorgen, dass die Systeme dauerhaft zuverlässig funktionieren. Monitoringsysteme könnten zudem Störungen sichtbar machen und teilweise automatisierte Gegenmaßnahmen ermöglichen.

Mit Blick auf den zunehmenden Einsatz von KI gewinnt nach Einschätzung Dambergers auch die Qualität der Audio- und Videosignale an Bedeutung. Anwendungen für Transkriptionen, Zusammenfassungen oder automatisierte Folgeprozesse seien darauf angewiesen, dass Stimmen und Teilnehmer zuverlässig erfasst werden. Damit werde die technische Qualität des Meetingraums zugleich zur Voraussetzung für KI-gestützte Kommunikationsprozesse.