Agile Event Management

Vok Dams: mehr Transparenz durch neue Agentursoftware

Einer der wesentlichen Kundenvorteile der agilen Kalkulation im Rahmen des Agile Event Management ist die Transparenz der sich in einem agilen Projektverlauf veränderten Kosten. Sichergestellt werden soll dies durch die neue Vok Dams Agentursoftware, die die agile Arbeit der Teams für die Projekt-Führung und das Controlling unterstützt.

Computer-Laptop-online-working-business(Bild: Pexels)

Da keine Software auf dem Markt den Anforderungen von Vok Dams gerecht wurde, entschied sich die Agentur nach intensiver Suche und praxisnahen Tests für eine individuelle Anpassung von easyJOB mit Customizing der Standardfunktionalität, Programmierungen von Zusatzfunktionen für Reportings, Auswertungen und das Vok Dams QM System.

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Die Agentursoftware easyJOB verbindet Projektmanagement mit Agentursteuerung und unterstützt außerdem in der kaufmännischen Projektabwicklung – vom Angebot bis zur Abrechnung, von der Stundenerfassung bis zur Deckungsbeitragsrechnung. Dies ermöglicht ein Höchstmaß an Transparenz. Weitere Funktionen der neuen Agentursoftware: E-Mail-Integration, Dokumentenablage, agile Zeitplanung mittels Kanban und Ressourcenplanung, Controlling und Reporting. So kann eine zentrale Lösung genutzt werden statt vieler Insellösungen wie bisher.

Gemeinsam mit dem Software-Hersteller Because Software passte Vok Dams die Software an die Anforderungen einer weltweit agierenden agilen Agentur an. Wichtig war auch die internationale Einbindung (Vok Dams hat neben den sechs nationalen Büros internationale Niederlassungen in USA, Frankreich, UK, Iberia, China (Beijing und Shanghai), Tschechien, Brasilien und Dubai). Neben Transparenz und den internationalen Anforderungen stand besonders der Sicherheitsaspekt im Vordergrund, wie zum Beispiel die DSGVO-konforme Nutzung der Projekt-, Kunden- und Lieferantendaten innerhalb der Software.

Vok Dams erwartet eine Produktivitätssteigerung durch die Einführung der Software in einer Größenordnung von 25 bis 30 %. Dazu Colja Dams, CEO Vok Dams worldwide: „Agiles Event Management ist die Zukunft.  Ein hohes Investment in Soft- und Hardware – aber vor allem Brain-Ware – ist unabdingbar, um den langfristigen Erfolg sicherzustellen. Das betrifft das Invest in die Auswahl, Entwicklung und Anpassung der Software. Insgesamt haben wir für die Einführung und den Roll-Out inkl. Schulungen weltweit 2.000 Personen-Tage investiert. Die Projektmanager, Account Direktoren und sogar die Kreation sind begeistert von der großen Usability und den vielen Möglichkeiten der Anwendung: Die Vok Dams Software für die Agile Agentur.“

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