Die Veranstaltungsbranche befindet sich im Wandel. Veranstalter erwarten schnelle Reaktionszeiten, individuelle Beratung und jederzeit verfügbare Informationen. Gleichzeitig stehen Betreiber von Kongresszentren und Eventlocations vor Herausforderungen wie Fachkräftemangel, steigenden Kosten und einer zunehmenden organisatorischen Komplexität. Hinzu kommen neue Arbeitsmodelle, die Zusammenarbeit flexibler gestalten und Wissen unabhängig von einzelnen Personen verfügbar machen.
(Bild: Congress Center Böblingen / Sindelfingen GmbH)
Vor diesem Hintergrund gewinnt Künstliche Intelligenz (KI) zunehmend an Bedeutung. Während Anwendungen wie ChatGPT längst zum Büroalltag gehören, etabliert sich eine neue Generation von KI-Lösungen: unternehmensinterne Assistenten, die auf das eigene Wissen zugreifen und Mitarbeitende im Tagesgeschäft unterstützen. Gerade im Venue-Management eröffnet dieser Ansatz großes Potenzial.
New Work braucht digitales Wissen
New Work steht nicht nur für Homeoffice oder moderne Büros, sondern für eine neue Art der Zusammenarbeit. Digitale Prozesse, schnelle Informationsverfügbarkeit und die Entlastung von Routinetätigkeiten gewinnen zunehmend an Bedeutung.
Veranstaltungsunternehmen verfügen über umfangreiche Wissensbestände – von Raumdaten und technischen Ausstattungen bis hin zu Bestuhlungsvarianten, Veranstaltungsrichtlinien oder Sicherheitskonzepten. Diese Informationen sind häufig auf verschiedene Dokumente, Datenbanken oder einzelne Mitarbeitende verteilt. Im Arbeitsalltag geht dadurch viel Zeit für die Informationssuche verloren.
Genau hier setzt KI an.
Vom Suchsystem zum digitalen Assistenten
Moderne KI-Chatbots unterscheiden sich deutlich von klassischen FAQ-Systemen. Sie verstehen natürliche Sprache und beantworten Fragen direkt.
Möglich wird dies durch sogenannte Retrieval-Augmented-Generation-Systeme (RAG). Dabei greift das Sprachmodell gezielt auf freigegebene Unternehmensdaten zu und formuliert daraus verständliche Antworten. Die Informationen stammen somit aus internen Wissensquellen und nicht aus frei generierten Inhalten.
Für Mitarbeitende bedeutet das einen erheblichen Zeitgewinn. Statt Dokumente zu durchsuchen oder Kolleginnen und Kollegen zu kontaktieren, genügt eine Frage im Chat. So wird aus einer Dokumentensuche ein digitaler Assistent, der Wissen jederzeit verfügbar macht und Arbeitsabläufe beschleunigt.
Best Practice: KI bei der Congress Center Böblingen/Sindelfingen GmbH
Wie dieser Ansatz in der Praxis funktioniert, zeigt zum Beispiel die Congress Center Böblingen/Sindelfingen GmbH (CCBS). Das Unternehmen betreibt mehrere Veranstaltungsstätten und setzt seit Anfang 2025 einen KI-gestützten Chatbot ein. Mitarbeitende erhalten innerhalb weniger Sekunden Informationen zu Raumkapazitäten, Bestuhlungs- und Betischungsvarianten sowie weiteren veranstaltungsrelevanten Themen. Grundlage ist ChatGPT-4o in Kombination mit einer RAG-Architektur, die ausschließlich auf freigegebene interne Wissensquellen zugreift.
Der Nutzen zeigt sich vor allem im Alltag: Recherchen dauern deutlich kürzer, Antworten werden konsistenter und Kundenanfragen schneller bearbeitet. Gleichzeitig wird Wissen unabhängig von einzelnen Personen verfügbar – ein wichtiger Vorteil angesichts des Fachkräftemangels.
Sicherheit und Verantwortung
Die CCBS nutzt den Chatbot zunächst ausschließlich intern. Dadurch können Datenschutz, Datensicherheit und die Qualität der Antworten umfassend geprüft werden, bevor ein möglicher Einsatz für Veranstalter erfolgt.
Gerade in der Veranstaltungswirtschaft, in der häufig sensible Kunden- und Veranstaltungsdaten verarbeitet werden, ist ein verantwortungsvoller Umgang mit KI entscheidend. Neben technischen Möglichkeiten müssen stets auch rechtliche und organisatorische Anforderungen berücksichtigt werden.
Digitalisierung braucht die passende Arbeitsumgebung
Technologie allein verändert keine Unternehmenskultur. Ebenso wichtig sind moderne Arbeitswelten.
Parallel zur Einführung neuer digitaler Werkzeuge investiert die Kongresshalle Böblingen in ihre Büroinfrastruktur. Moderne Mehrpersonenbüros, höhenverstellbare Arbeitsplätze, leistungsfähige Netzwerke und neue Besprechungsräume fördern eine zeitgemäße Zusammenarbeit. Auch die Künstlerbereiche werden modernisiert und funktional aufgewertet.
Diese Maßnahmen zeigen: Digitalisierung umfasst weit mehr als Software – sie betrifft die gesamte Organisation.
KI schafft Freiräume statt Ersatz
KI ersetzt keine persönliche Beratung. Die Organisation von Kongressen, Messen oder Kulturveranstaltungen lebt weiterhin von Erfahrung, Kreativität und individueller Betreuung.
KI übernimmt Routinetätigkeiten und schafft Freiräume für genau diese Aufgaben. Wenn Informationen innerhalb weniger Sekunden verfügbar sind, können sich Mitarbeitende stärker auf persönliche Beratung, kreative Lösungen und die professionelle Betreuung komplexer Veranstaltungen konzentrieren.
Der Blick nach vorn
Die Entwicklung steht erst am Anfang. Künftig könnten Veranstalter rund um die Uhr Fragen zu Raumkapazitäten, Technik oder Serviceleistungen stellen. Digitale Assistenten könnten Angebote vorbereiten, Veranstaltungsinformationen zusammenstellen oder Besucher bei der Orientierung unterstützen. Auch für Künstler, Dienstleister und Technikpartner ergeben sich neue Möglichkeiten, Informationen schneller bereitzustellen und Abläufe effizienter zu gestalten.
Fazit
Im Venue-Management zeigt sich, dass der größte Nutzen von KI weniger in spektakulären Zukunftsvisionen als in der Optimierung alltäglicher Prozesse liegt. Wenn Wissen jederzeit verfügbar ist, Mitarbeitende schneller arbeiten und Kunden rascher Antworten erhalten, entstehen messbare Effizienzgewinne – ohne den persönlichen Service zu ersetzen.
Der entscheidende Erfolgsfaktor ist dabei das Zusammenspiel aus moderner Arbeitswelt, digitaler Infrastruktur und einer innovationsorientierten Unternehmenskultur. Für Betreiber von Veranstaltungsstätten dürfte genau darin einer der wichtigsten Wettbewerbsvorteile der kommenden Jahre liegen.
