Neue Plattform bündelt Projektsteuerung und Abrechnung

Mit Ooki ist eine neue Softwareplattform für Kreativ-, Marketing- und Eventteams an den Start gegangen, die Projektsteuerung, Kundenportal, Zeiterfassung und kaufmännische Abwicklung in einer gemeinsamen Anwendung zusammenführt. Der Ansatz: Weniger Systemwechsel, weniger doppelte Dateneingabe, und eine durchgehende Verbindung zwischen erbrachter Leistung und Abrechnung.

Im Mittelpunkt stehe ein gemeinsamer Projektzusammenhang. Aufgaben würden in einem vertikalen Kanban-Workflow durch Projektphasen geführt; Zuständigkeiten, Termine und Dateien blieben beim jeweiligen Vorhaben. Das Team arbeite in seiner internen Ansicht, während Kunden über ein eigenes Portal gezielt Zugriff auf freigegebene Inhalte erhielten – etwa ein Konzept oder einen Leistungsnachweis, ohne dabei Einblick in die gesamte interne Projektorganisation zu bekommen.

Zeiten ließen sich per Timer oder manuellem Eintrag einem Projekt und einer Aufgabe zuordnen. Daraus könnten Leistungsnachweise vorbereitet und anschließend Rechnungsentwürfe erstellt werden. Erfassung, Prüfung und Rechnungsstellung blieben dabei eigenständige Schritte. Als Ausgabeformate seien PDF/A-3 und strukturierte Rechnungsdaten im ZUGFeRD-Workflow vorgesehen – relevant auch mit Blick auf die deutsche E-Rechnungspflicht, deren allgemeine Übergangsfrist Ende 2026 ausläuft.

„Eine gute Idee darf komplex sein. Die Suche nach dem freigegebenen Angebot nicht”, sagt Ooki-Gründer Anas Bustani. „Wir wollen, dass Agenturen ihre Energie in Kunden und Projekte stecken, statt dieselben Informationen von einem System ins nächste zu tragen.”

Der wirtschaftliche Nutzen entstehe an zwei Stellen: Erstens könnten separate Lizenz- und Integrationskosten entfallen, wenn vorhandene Anwendungen tatsächlich ersetzt würden. Zweitens solle weniger Arbeitszeit für doppelte Eingaben, Dateisuche und die Übergabe an die Abrechnung benötigt werden. Wie hoch die Einsparung ausfalle, hänge vom bestehenden Softwarebestand, der Teamgröße und den Arbeitsabläufen ab.

Die Tarife beginnen bei 79 Euro monatlich für einen Nutzer; das Pro-Paket kostet 249 Euro monatlich für bis zu fünf Nutzer, jeweils zzgl. MwSt. Weitere Informationen unter ooki.app.