Gästeorganisation für das Konzert in der Elbphilharmonie

Auswärtiges Amt beauftragt Guest-One zu G20

Im Auftrag des Auswärtigen Amts in Berlin übernahm die Guest-One GmbH aus Wuppertal das Teilnehmermanagement und Placement für das G20-Konzert im Rahmen des Gipfeltreffens der Staats- und Regierungschefs in der Hamburger Elbphilharmonie. Nach der feierlichen Eröffnung zu Beginn des Jahres standen die Wuppertaler Experten für Teilnehmermanagement und Gästeorganisation zum zweiten Mal binnen Jahresfrist in der Verantwortung für ein besonders außergewöhnliches Event im modernsten Konzerthaus der Welt.

G1 unterstützte G20 Event in der Elbphilharmonie
Guido Bergmann

Damit die Politiker mitsamt ihren Delegationen und den übrigen Gästen das Philharmonische Staatsorchester Hamburg unter Dirigent Kent Nagano beim Spiel von Beethovens Neunter Sinfonie genießen konnten, war Guest-One gefordert. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, hatten die Wuppertaler Experten ein komplexes System aufgebaut, das der Anmeldung der rund 2.000 Gäste diente. Die hochsensiblen Daten der sogenannten „Chefs“ und deren Begleitungen wurden dafür vorab in das Online-Tool importiert. „Merkel, Macron, Trump oder Putin mussten sich natürlich nicht persönlich anmelden“, erläutert Marcel Schettler, Geschäftsführer von Guest-One, schmunzelnd. Zwecks Einhaltung der protokollarischen Vorgaben hatten die Experten für Gästeorganisation außerdem den Sitzplan des Großen Saals grafisch nachgebaut.

G1 unterstützte G20 Event in der Elbphilharmonie
Guest-One

Höchste Sicherheitsanforderungen kennzeichneten das Lastenheft des G20-Konzerts. So lief das besonders abgesicherte Websystem mit einer leistungsfähigen Verschlüsselung und entsprach den restriktiven Anforderungen des Auswärtigen Amtes und den deutschen Datenschutzrichtlinien.

Nicht minder anspruchsvoll gestalteten sich die Sicherheitsanforderungen am 7. Juli 2017, dem Tag des G20-Konzerts. Lückenlose Kontrollen wie am Flughafen wurden bereits im Hamburg Cruise Center in der HafenCity durchgeführt. Dort fand der erste Teil eines zweistufigen Einlasses statt. Eigens dazu hatte Guest-One zehn Stationen aufgebaut, um die rund 1.500 regulären Gäste zu akkreditieren. Ausgestattet mit Platzkarten gelangten die Besucher dann per Schiff zur Elbphilharmonie, wo der eigentliche Einlass in das Konzerthaus erfolgte.

G1 organisierte den Einlass zum G20 Konzert in der Elbphilharmonie
Guest-One

Die VIPs und Delegationen fuhren mit ihren Fahrzeugen direkt in die Sicherheitszone ein und wurden von G1 unmittelbar vor der Elbphilharmonie akkreditiert. Angesprochen auf die größte Herausforderung dieses Projektes berichtet Oliver Maître, Guest-One-Geschäftsführer: „Die hohen Sicherheitsanforderungen in Verbindung mit dem großen Kreis von Beteiligten und die Erfüllung der protokollarischen Anforderungen machten diese anspruchsvolle Aufgabe so besonders.“

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