Bedeutung von Tagungen und Kongressen in einer sich wandelnden Arbeitswelt

Dritte Forschungsphase Innovationsverbund “Future Meeting Space” gestartet

Das GCB German Convention Bureau e.V. hat gemeinsam mit seinen Partnern die neue Forschungsphase des Projekts „Future Meeting Space” gestartet.

Tilman Naujoks, FIAO; Angela Graun, Radisson, Birgit Pacher, GCB; Sarah Kiefer, Maritz; Timo Feuerbach, EVVC; Sarah Skavron, GCB, Kati Rittberger, Xing Events, ‚Rainer König, KFP; Katrin Stojan, EVVC; Katharina Dienes, FIAO; Matthias Schultze; GCB; Stefan Lohnert, 7Centers (Messe Stuttgart); Dr. Stefan Rief, FIAO(Bild: GCB German Convention Bureau e. V.)

Diese dritte Phase, die auf den Ergebnissen der beiden ersten Analyseschritte aufbaut und bis Dezember 2020 laufen soll, orientiert sich an den folgenden Fragen:

1. Welche Rolle und Aufgabe nehmen Tagungen und Kongresse künftig im Kommunikationsmix von Organisationen ein?
2. Welche unterschiedlichen Ziele haben Business-Events?
3. Basierend darauf: Welche Ansprüche stellen die Zielgruppen und Stakeholder, welche Erwartungen haben sie?
4. Was macht eine erfolgreiche Veranstaltung aus und mit welchen Mitteln lässt sich ihr Erfolg messen?
5. Über welche Kompetenzen und Skills müssen Organisationen und Mitarbeiter verfügen?

Initiatoren der dritten Forschungsphase sind das GCB und der EVVC Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e.V. als Konsortialführer sowie die Forschungspartner Maritz Global Events Inc., Xing Events GmbH, KFP Five Star Conference Service GmbH, SevenCentres of Germany und Radisson Hotels.

Rolle von Veranstaltungen im Kommunikationsmix

Das Ziel der dritten „Future Meeting Space“-Forschungsphase ist es, die Aufgabe von Veranstaltungen vor dem Hintergrund neuer technologischer Interaktionsmöglichkeiten herauszustellen. Der Abschlussbericht der Analyse soll die Anforderungen benennen, die an unterschiedliche Akteure der Branche gestellt werden, und ihnen entsprechende Strategien an die Hand geben. Im Rahmen der dritten Forschungsphase sollen auch Kompetenzprofile für Planer und Dienstleister entwickelt werden. Ein zentrales Ziel ist es auch, relevante Erfolgsfaktoren (KPIs) zu identifizieren, um den Erfolg zukünftiger Veranstaltungen messbar zu machen – damit können insbesondere Eventplaner aus Organisationen und Unternehmen den Wert ihrer Tagungen und Kongresse dokumentieren.

Hinzu kommt die Überarbeitung des Innovationskatalogs, der bereits im Rahmen der ersten Forschungsphase vorgestellt wurde. Der Katalog wird im Hinblick auf internationale Entwicklungen sowie Trends und Innovationen auf dem Gebiet der Digitalisierung erneuert – Stichpunkte hierfür lauten Big/Smart Data, Social Profiling, 5G, KI oder Cyber Security.

Die erste Forschungsphase des Innovationsverbunds „Future Meeting Space“, die neben dem Innovationskatalog auch sechs „Future-Meeting-Szenarien“ hervorbrachte, wurde im Jahr 2016 abgeschlossen. In der zweiten Phase, die im Dezember 2018 endete, standen Erfolgsfaktoren von Veranstaltungen im Mittelpunkt. Zu den wichtigsten Ergebnissen zählte die Erkenntnis, dass Eventplaner sich vor allem auf Wissensvermittlung und die Schaffung überraschender – disruptiver – Elemente konzentrieren sollten, um ihre Teilnehmer zu begeistern. Flankierend dazu wurden unterschiedliche Teilnehmertypen identifiziert, auf deren individuelle Bedürfnisse bei der Veranstaltungsplanung zu achten ist.

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