72 Prozent der Eventprofis halten Künstliche Intelligenz für wertvoll oder unverzichtbar. Dennoch setzt mehr als ein Viertel bislang keine KI ein. Das zeigt eine internationale Studie des Eventsoftware-Anbieters EventsAir. Vor allem fehlendes Know-how und Datenschutzbedenken bremsen die Nutzung.
(Bild: Eventsair)
Zwischen der positiven Einstellung gegenüber Künstlicher Intelligenz und ihrem tatsächlichen Einsatz im Eventmanagement klafft weiterhin eine deutliche Lücke. Laut einer aktuellen Untersuchung von EventsAir bewerten 72 Prozent der befragten Eventprofis KI als wertvoll oder unverzichtbar, um bessere Veranstaltungsergebnisse zu erzielen. Gleichzeitig geben 26 Prozent an, bislang überhaupt keine KI einzusetzen.
Für die Untersuchung befragte EventsAir insgesamt 380 Branchenvertreter aus Europa, dem Nahen Osten und Afrika (EMEA), Australien und Neuseeland (ANZ) sowie Nordamerika. Die Ergebnisse hat das Unternehmen im Leitfaden „AI in Events: Practical Guidance for Professional Event Planners“ veröffentlicht.
KI kommt vor allem im Eventmarketing zum Einsatz
Unter den Befragten, die bereits KI nutzen, dominiert das Eventmarketing mit 62,4 Prozent deutlich. Mit Abstand folgen Datenanalyse und Reporting (37,8 Prozent). Für Logistik und operative Prozesse setzen 15 Prozent KI ein, zur Steigerung des Teilnehmerengagements sind es 14,5 Prozent. Lediglich 13,2 Prozent nutzen die Technologie bislang zur Personalisierung des Veranstaltungserlebnisses.
Dabei sieht Mehdi Khalili, Chief AI & Technology Officer bei EventsAir, insbesondere zwei große Potenziale: Produktivitätssteigerungen durch KI-gestützte Assistenzsysteme sowie die hochgradige Personalisierung von Veranstaltungen.
KI könne Eventplaner beispielsweise dabei unterstützen, Berichte automatisiert zu erstellen, Agenden anzupassen oder Informationen aus Eventmanagement-Systemen direkt über natürlichsprachliche Anfragen abzurufen. Gleichzeitig eröffne die Technologie Möglichkeiten, individuelle Interessen von Teilnehmenden auszuwerten und daraus personalisierte Programme, Networking-Empfehlungen und Kommunikationsangebote abzuleiten.
Fehlendes Wissen bleibt die größte Hürde
Die größten Hindernisse für einen breiteren KI-Einsatz liegen laut der Untersuchung weniger in der grundsätzlichen Akzeptanz als in den Voraussetzungen für die praktische Umsetzung. 62,7 Prozent der Befragten nennen fehlendes Wissen oder mangelnde Expertise als zentrale Hürde. Datenschutz- und Sicherheitsbedenken folgen mit 52,9 Prozent.
Weitere Hemmnisse sind Kosten und Budgetbeschränkungen (31,4 Prozent) sowie Widerstände gegen Veränderungen innerhalb der Belegschaft oder auf Führungsebene (24,1 Prozent).
Khalili sieht deshalb vor allem beim Aufbau von KI-Kompetenzen Handlungsbedarf. Statt KI möglichst flächendeckend einzuführen, sollten Eventteams zunächst konkrete Anwendungsfälle identifizieren und mit überschaubaren Experimenten beginnen, die einen messbaren Mehrwert versprechen.
Der begleitende Leitfaden von EventsAir enthält dazu praktische Einstiegshilfen, darunter einen sogenannten Beginner’s Playbook mit rollenbezogenen Anwendungsbeispielen und konkreten Prompts für den Planungsalltag.
KI soll auch operative Aufgaben übernehmen
Parallel zur Veröffentlichung der Studie baut EventsAir die KI-Funktionen seiner Eventmanagement-Plattform aus. Mit dem neuen „Planner Assistant“ innerhalb der Produktsuite „Air Intelligence“ sollen Veranstaltungsplaner ihre aktuellen und historischen Eventdaten über natürliche Sprache auswerten können.
So lassen sich beispielsweise Umsätze nach Registrierungstyp und Zahlungsstatus abfragen oder Sessions identifizieren, bei denen sich Kapazitätsengpässe abzeichnen. Auf Anweisung soll das System auch operative Änderungen vornehmen können, etwa eine stark nachgefragte Session in einen größeren Raum verlegen.
Die Entwicklung verdeutlicht eine mögliche nächste Stufe des KI-Einsatzes im Eventmanagement: weg von einzelnen Anwendungen zur Texterstellung und Analyse, hin zu Assistenzsystemen, die direkt in bestehende Arbeitsprozesse eingebunden sind und Aufgaben übernehmen.
Die Studienergebnisse zeigen allerdings auch, dass die dafür erforderlichen Kompetenzen in vielen Eventteams erst aufgebaut werden müssen. Zwischen dem erkannten Potenzial und einer breiten Integration in die Veranstaltungsplanung besteht weiterhin erheblicher Nachholbedarf.
>> Der vollständige Leitfaden „AI in Events: Practical Guidance for Professional Event Planners“ steht kostenlos zum Download bereit: https://www.eventsair.com/resources/ai-in-events-report
>> Darüber hinaus läuft bereits die Befragung für den nächsten „State of Events“-Report 2027, mit dem EventsAir unter anderem Entwicklungen bei Budgets, Teamstrukturen und Prioritäten in der Veranstaltungsbranche untersucht: https://hubs.la/Q04y0H6S0
